Cómo dominar la gestión del tiempo en su práctica dental

 

Para los ocupados propietarios de consultorios dentales, hacer malabares con las tareas es una lucha constante: tratar de mantenerse al día con las operaciones diarias, observar la atención del paciente, administrar el personal y encontrar tiempo para administrar el negocio sin problemas. Parece que no hay suficientes horas en el día para equilibrar las responsabilidades administrativas con la atención al paciente. Sin embargo, con una programación eficiente y la tecnología adecuada, puede optimizar los procesos administrativos y los flujos de trabajo clínicos para dominar la gestión del tiempo y recuperar su valioso tiempo.

1.  Planifique los horarios de manera eficaz

No es de extrañar que una planificación eficaz pueda reducir enormemente el tiempo dedicado a tareas administrativas, pero sí significa que deberá configurar sus horarios inicialmente y asegurarse de que todo su equipo esté a bordo con sus horas. Programar citas con los pacientes y los horarios de trabajo de su personal pueden ser dos áreas que consumen su tiempo si no ha establecido procedimientos específicos sobre cómo manejarlos.

Programación de pacientes

Un programa productivo en cualquier práctica dental consiste en administrar una variedad de citas diferentes, desde el seguimiento posterior al procedimiento hasta las emergencias, así como los tratamientos mayores y menores. Junto con las citas incumplidas, los recursos humanos y financieros, establecer un horario eficiente no siempre es fácil.

Una de las mejores formas de gestionar los procedimientos de cada día es la programación por bloques. Al asignar espacios específicos para varios procedimientos, como los de rutina, las consultas de nuevos pacientes y los tratamientos menores / mayores, puede asegurarse de tener suficiente tiempo para cumplir con sus compromisos de atención dental dentro de los tiempos asignados. Asegurarse de que su personal esté a bordo y organizar el software de administración de su práctica para reservar el horario apropiado para cada procedimiento agilizará todo el proceso y garantizará que sus horarios no se sobrepasen.

Programación de turnos de personal

La programación de turnos es más importante que nunca en la era COVID-19 . Las ausencias del personal a menudo pueden ocurrir sin previo aviso, con el requisito de autoaislamiento después de una prueba o síntomas positivos. El seguimiento y la gestión de los horarios de trabajo y vacaciones no es una tarea fácil con poca antelación. Encontrar a la persona adecuada para reemplazar, en el momento adecuado y en la ubicación adecuada, es difícil. Esto puede ser cosa del pasado, gracias al software de programación de turnos que puede ahorrarle horas.

No se puede subestimar la importancia de su fuerza laboral para mantener su negocio en funcionamiento. Los trabajadores felices son un 13% más productivos . Hacer que su personal sienta que está contribuyendo al éxito de su práctica y proporcionar un entorno de trabajo satisfactorio con una comunicación clara, transparencia en los horarios y flexibilidad puede ser de gran ayuda para mantener feliz a su equipo. 

Una forma de brindar transparencia, flexibilidad y ayudar a su personal a contribuir es permitir que sus empleados intercambien turnos. Al darles acceso a software que se integra con su sistema existente, su equipo puede comenzar fácilmente con la programación de turnos , lo que les permite administrar su horario de trabajo al tiempo que fomenta el trabajo en equipo y la buena voluntad.

2. Utilice la tecnología de manera eficaz

Utilizar la tecnología de forma eficaz es una de las principales claves para una gestión eficaz del tiempo. La tecnología puede automatizar los procesos de administración para usted y su personal, enviando automáticamente el seguimiento de las citas o las instrucciones de cuidado posteriores al procedimiento. Además, puede brindar los servicios al paciente más rápidos, precisos y eficientes que necesitan los ocupados odontólogos.

Sistemas de registros dentales electrónicos (EDR)

La gestión de datos sólida es fundamental para llevar a cabo una práctica dental moderna con éxito. Un EDR no es solo para que los dentistas documenten los datos de contacto y los registros dentales de sus pacientes, sino que es una combinación de estructuras y procesos de datos que es fundamental para documentar la información clínica, los diagnósticos, los planes de tratamiento y los servicios prestados.

Con un EDR eficaz, es fácil comparar los datos de su práctica con las estadísticas nacionales para identificar áreas en las que puede necesitar mejorar sus servicios, algo que llevaría muchísimo tiempo hacer manualmente. Por ejemplo, si un informe del Centro para el Control y la Prevención de Enfermedades establece que el 47% de los adultos en los EE. UU. Tienen enfermedad periodontal y sus datos muestran que su práctica tiene solo el 20%, entonces esto podría indicar que puede estar infradiagnosticando ese problema.

Los EDR son el núcleo de un sistema que puede administrar perfiles de pacientes, documentos electrónicos, informes, tareas, recetas, resultados de pruebas, información de facturación y más. Las soluciones que se ofrecen con software como Carestack pueden agilizar procesos complejos para usted, su equipo y sus pacientes, lo que le permite ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.

Teleodontología

La teleodontología pasó a primer plano durante la pandemia de COVID-19. Es una opción viable para aumentar el acceso a los servicios de salud y es útil para ahorrar tiempo y recursos tanto para los pacientes como para los médicos. Las citas virtuales no están diseñadas para reemplazar las citas en el consultorio, ya que claramente no son adecuadas para todas las situaciones. Sin embargo, la teledependencia puede ser muy útil como seguimiento después del tratamiento, para ver cómo está su paciente.

Además, utilizado como plataforma para evaluar y diagnosticar, una práctica ha estimado que el 20% de los tratamientos de emergencia se pueden ver mediante la teledependencia . Esto puede tener importantes beneficios para los horarios de las citas de sus pacientes, que a menudo se pueden desordenar con las emergencias.

Inteligencia artificial

Al adoptar la IA, los consultorios dentales pueden hacer que sus servicios sean más accesibles y ahorrar tiempo tanto para los pacientes como para ellos mismos. La IA ya se utiliza con éxito en odontología, desde chatbots de sitios web hasta diagnósticos. Los avances tecnológicos están marcando el comienzo de una nueva era en la que la tecnología inteligente y el aprendizaje automático tendrán importantes repercusiones en la atención de la salud dental, desde la detección temprana de cánceres orales hasta el  aumento de la eficiencia en ortodoncia.

Junto con los algoritmos de aprendizaje automático , será posible identificar a los pacientes en riesgo de enfermedades dentales específicas y permitirles ser evaluados o comenzar el tratamiento sin depender de indicadores clínicos de rutina.

La línea de fondo

Como propietario de un consultorio dental ocupado, probablemente sienta que está constantemente huyendo. Entre la gestión del personal y el tratamiento de los pacientes, no queda mucho tiempo para usted. La buena noticia es que la administración eficaz del tiempo puede ayudarlo a trabajar de manera más inteligente y hacer más en menos tiempo, sin sacrificar la atención del paciente o su propio bienestar. Al incorporar tecnologías modernas en su práctica, no solo ofrecerá a sus pacientes la mejor atención dental disponible, sino que también maximizará sus recursos de tiempo.

SOBRE EL AUTOR

Derek Jones encabeza iniciativas clave en Deiced , una plataforma global de gestión de la fuerza laboral para la programación de empleados, las hojas de tiempo y la comunicación. Con un enfoque en el cuidado de la salud, Derek ayuda a los dueños de negocios y líderes de la fuerza laboral a simplificar el cumplimiento de la ley laboral, mantener los costos laborales en línea y construir lugares de trabajo galardonados. Derek tiene más de 16 años de experiencia en la entrega de estrategias de marketing y ventas basadas en datos para empresas SaaS como MarketSource y Griswold Home Care.

Artículo publicado originalmente en ingles en Dentistrytoday